很多机构正在使用电子邮件系统传输电子文档（ Word/Excel ）支持日常办公，电子文档用于静态内容的展示还可以，但如果用于数据采集、申报和审批等应用的时候就显得力不从心了，主要体现在缺乏数据校验、数据质量低、提取数据困难等方面。

相对于电子文档而言，书生智能电子表单提供了严格的数据校验，从而确保了表单数据的质量。书生智能电子表单提交的数据是 XML 数据包，能够被其他系统直接使用，也能够通过书生智能电子表单系统提供的功能导入数据库，不再需要手工录入，不但节省了人力物力，而且避免了录入过程中人为产生的错误。

书生智能电子表单本身也是电子文件，可以通过电子邮件进行流转，并且可以利用原有的方式进行收集、归档、检索、打印等，能够极大的适应用户的使用习惯，充分利用原有的办公流程和计算机环境，从而提高机构的业务处理能力。

典型的应用流程：

•  使用电子表单设计工具设计电子表单；

•  通过电子邮件流转电子表单；

•  通过电子表单填写工具填写电子表单；

•  按照原有的方式进行归档和备份；

•  通过电子表单填写工具提供的统计汇总功能提取表单数据，结果可以输出到电子表单文件、 Excel 、 Txt 文件。

•  也可以基于电子表单服务器提供的 XML-DB 功能，将表单数据导入数据库，供数据分析和业务系统使用；

[ 基于邮件系统的电子表单应用 ]

数据采集完成后，再按照用户的需求规模，来集成不同种类的数据分析产品，例如 :

侧重专业统计层面的，例如 SAS ， SPSS 等。

侧重数据分析层面的，例如 BO ， Brio ， Microstrategy ， Cognos 等。

侧重报表输出层面的，例如 Crystal Report ， Jasper Report 等。

智能电子表单为用户解决信息采集分析过程中的以下问题：

1 、所见即所得的表单设计工具，让您可以编制与纸质表单完全一致的电子表单，非技术人员经过简单培训即可自如地编制、发布自己的表单；

2 、灵活的表单填报方式，让您可以在办公室里在线填报数据，也可以在家里通过笔记本电脑离线完成数据填报。甚至，您还可以通过移动设备来进行数据填报。

3 、表单提供强大的校验功能，从技术降低输入错误和不规范的可能，保证您采集到高质量的信息；

4 、更具柔性的表单服务器，严密的 DRM 权限管理，让您能够控制表单字段级的权限分配；

5 、表单模板与数据分析，且均以 XML 格式存储，意味着数据可以直接入库或直接与报表 / 分析工具进行交互，完成报表编制、企业仪表盘和即席查询等。