当前电子行政审批已成为全国电子政务建设最大热点。 据不完全统计，全国各级政府部门已经建成超过 500 个不同级别的电子行政审批中心。《行政许可法》于 7 月 1 日 的正式实施，以及《电子签名法》的即将颁布，无疑将进一步推进行政审批的电子化进程，并在很短的时期内达到一个建设高潮，这将使得传统行政审批的弊病或多或少得到了一些缓解。

然而，囿于多方面的原因，在电子行政审批的现实应用中，由于以往过多强调了技术和政绩，忽视尊重现有的工作习惯和业务流程，并无形中增加了各方面的工作负荷，使得无论是政府的主管机构还是社会公众都不愿意接受这种电子方式。例如，有些政府提供网上的表格下载，对用户来讲，其现实意义并不大，往往还是去实际的办事大厅直接填写；而对政府机构来说，由于需要将公众填报的信息重新录入到数据库，增大了公务人员的工作负担，显然是很不情愿看到的结果。而一些政府主管机构开发利用 HTML 等技术编写一些 Web 表单，让用户直接从互联网上填写。其结果一方面由于极大地改变了用户的既往习惯，增大了工作负荷，并没有实现方便绝大多数社会公众的目的。例如，用户在网上填报过程中如果掉线，会导致数据丢失；数据一旦提交，便会直接保存到政府的数据库中，而在用户本地无法存留备份；无论在政府一端还是在用户一端都无法将所填报和审批的电子文档进行归档和仿真打印；即便用户已经从网上进行了填报，但等到真正到办事大厅去办理的时候，往往还需要重新填写一份纸张申报表，甚至经常出现纸张填写信息与网上填报信息不一致的情形。另一方面，这种方式无形中也增加了政府人员的“电子预审”工作，同一份申报至少需要审核两次。况且，在缺乏足够法律保障的情况下，当前网上信息的真实性以及准确性都大打折扣，又造成很多工作的重复浪费。如此“电子申报审批”，最终使得绝大多数用户和政府公务人员并不真正接受，从而失去了电子行政审批推广的群众基础，使之只能流于形式，变成一个“面子工程”或者“政绩工程”。

要真正实现电子行政审批，实现《行政许可法》中规定的“ 在行政机关的网站上公布行政许可事项，方便申请人采取数据电文等方式提出行政许可申请。而且相关职能部门应当与其他行政机关共享有关行政许可信息，提高办事效率 ”，显然还有很长的一段路要走。这其中除了众所周知的需要逐步推进 行政管理体制改革、政府审批流程重组、职权重新分配、部门之间有效协调等方面外，对信息技术的支撑也提出了更高的要求。如何提供更加“人性化”的技术，使得信息技术能够 “以人为本”，尽量适应并服务于人们的日常工作，在不改变现有业务流程并符合人们的操作习惯情形下达到提高工作效率的目的，成为众多软件开发商所面临的挑战，同时也是莫大的历史际遇。

近年来，基于 XML 和 Web Service 技术的发展，全球掀起了一股新的信息技术变革浪潮，其主体便是智能文档。 是一种 XML 文档，除了具备纸张所有的特性外，还包含有高度结构化的 XML 信息、程序以及可执行的动作，这种文档在其内容组织、表现和交互上变得更具柔性，基本上将传统的电子文档与信息系统融合了起来。 像微软、 Adobe 这种业界的巨擎，已经纷纷加入并试图主导这场技术变革，而国内一些软件厂商也不甘落后，像 一向以电子公文著名，拥有国内最广泛政府和企业用户群体的北京书生公司也于近期推出了其智能文档产品。 智能文档的出现，完全将信息系统的控制权交还给了用户，使得信息系统的建设逐步回归，更多的强调以人为中心。以书生公司新近推出的智能文档为例，可以看出，智能文档至少可以从以下几个关键的技术环节为推动电子行政审批的应用与推广提供很好的技术支撑。

电子申报审批过程的文档化：

智能文档很重要的一个价值，就是可以将政府申报审批的相关电子信息在其整个生命周期的表现形态进行归一化，统一到更加符合人们使用习惯的文档上来，而不再是 Word 、 Excel 、 PDF 、 HTML 、定制化的界面等等多样化的信息表现形态。智能文档从信息生成、修改、输入、发布、流转、处理、审批、盖章、归档、检索到随时的打印输出等整个过程，都具备纸张的所有特性，所见即所得，所有过程中都能保持原版原貌，并可以实现随时的仿真打印输出，还可以进行完整的归档与检索。由于智能文档只是将各种信息资源进行了文档化的整合，使之更加符合人们对于文档的操作习惯，并不影响现有的各种业务流程，还极大的减少了公众以及政府人员的工作负荷，从而为电子申报审批系统建设减少了诸多的障碍。

信息采集与处理的智能化：

对用户来讲，智能文档相当于一份电子纸张，可以实现在线与离线的填报与提交，并具备自动的提示和帮助信息，极大的方便用户；文档可以执行自动校验和计算，以提高填报信息的质量和效率，并且有些填报中经常用到的信息不必重复填写，直接从本地导入即可，例如企业的基本信息可以一次填报，多次复用。填报结束后，可以直接进行仿真打印，不需要到行政审批大厅再行填写纸张表单；同样，政府也不必为重复录入数据而增大工作量，对于申报和审批处理的电子文档还可以直接进行电子归档。

申报审批过程的痕迹保留与跟踪：

智能文档允许在不同的申报、审批环节，记录操作人员的所有操作记录，从而可以跟踪和考核申报表单在各个岗位的停留时间、各个操作人员进行过的操作等。通过使用智能文档，公众或政府公务人员，均可以随时随地查看相关申报审批单的当前状态，以及接下来还有哪些事情要做等信息。

对加密以及对电子印章和数字签名的支持：

根据申报审批的特点，智能文档可以对同一份文档中的不同内容甚至不同字段进行高强度的加密处理。另外，智能文档能够支持电子印章和数字签名，既可以对整个申报审批文档进行签名和盖章，也可以对同一个申报审批文档的不同内容加签多个数字签名和电子印章，非常完美地再现了基于纸张进行申报审批的传统特点。

信息的高度共享与集成：

由于整个智能文档是基于 XML 构建的，其文档本身以及文档中的所有信息内容，都可以实现良好的共享与集成，相当于说，从行政审批的信息资源层面做了一个整合和归一化，归一到 XML 的国际标准上来，使得政府机构不同的信息系统和数据库都可以兼容、抽取、利用这些信息。以智能文档作为电子审批的媒介，还可以支持多个部门同时对一个申报单进行审批，极大地提高了审批效率。某种意义上，智能文档从技术支撑层面，可以降低不同政府机构之间进行协调的难度。

缓解“高速路”与“土路”的矛盾：

在一站式行政审批服务建设中，经常出现矛盾的往往是涉及到多个机构的审批业务。互联网或者行政审批大厅，无疑是一条“高速公路”，可以很快将申报信息采集回来，但是有些机构连基本的 OA 办公自动化系统都没有建设起来，仍然是“土路”一条，要求他们参与电子化的串并联审批谈何容易！智能文档恰能缓解这一矛盾，她就像普通的文档一样，可以通过电子邮件收发，可以支持离线的申报审批，审批后，还可以将申报与审批的信息以智能文档的形式，也可以 XML 数据形式存储在本地，以待今后建成内部信息系统之后再集成进去。

容易部署和使用：

当前各地的电子行政审批系统多数是由政府信息中心来筹建的，而审批业务本身却是由各业务部门提供的，这些部门之间的协调往往是推行电子申报审批最大的难题。智能文档由于更多的将信息系统的主导权交还给了需求提出者本身，在基本不涉及到流程的情况下，申报审批系统的很多修改都可以由各业务部门的业务人员直接进行操作，而不必等到信息中心或者软件开发商的技术工程师重新修改数据库并编写程序实现，极大地降低了系统维护的难度。

利用智能文档作为一个新的技术支撑点来推动电子申报审批的建设，实际上反映了当前电子政务建设的一个重要趋向：将电子信息资源层面、政务应用层面与业务流程层面分开处理、分开建设。按照这种方式，可以在不改变现有业务流程的情况下，最大化地整合各级政府机构在行政审批业务中产生的信息资源，从源头上消除“信息孤岛”的产生。